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建立上市公司国有控股股东合规管理体系(三):落地篇

2020-12-18文章来源:金融纠纷法律网作者:admin


前言

上一篇提及上市公司国有控股股东如何构建合规管理体系,本篇主要围绕上市公司国有控股股东合规管理如何落到实际中展开。

建立了上市公司国有控股股东合规管理(以下简称“合规管理”)的体系,也就搭起了合规管理的框架,框架相当于房屋,而房屋中人的行为才是体系化管理关注的重点。如何让房屋中的“人”,也就是企业员工能够从浩如烟海的法律法规、制度规范中找到行为依据,需要律师为他们提供有效的工具,以便他们能够了解具体的合规要求,拒绝违规行为。

基于此,上市公司国有控股股东构建合规管理“五库”是及其必要的。所谓“五库”即合规依据库、合规义务库、合规风险库、合规制度库、合规指引库,“五库”内容贯穿了合规管理的运行体系,从抽象到具体,从风险识别到行为指引,可以说,有了这“五库”,合规管理这个体系真正有血有肉的落实在企业日常管理中,不再是遥远的概念或法条,而是每一个具体的行为。



二、建立上市公司国有控股股东合规依据库为上市公司国有控股股东提供行为合规的依据。


中国的法律法规、规章制度的范围广泛,规制了方方面面的行为。这就需要金融律师将某一合规领域的相关行为规范找到,在此界限之外的法律规章不属于该领域合规管理关注的范畴,避免无端扩大企业合规管理的范围和难度。

合规依据库主要包括上市公司国有控股股东需要遵守的外部依据和内部依据。外部依据包括法律、法规、规章及规范性文件、监管规定、党内法规、相关标准、国际条约、规则、以及行业普遍遵守的职业道德和行为准则,内部依据包括上市公司国有控股股东的章程和规章制度、规范、承诺。需注意的是,承诺主要指上市公司国有控股股东对外自主作出的承诺,包括关于上市公司的承诺和社会责任承诺。

随时间推移,监管机构关注内容变化、国家政策变化,法律、法规、规章及规范性文件、监管规定、监管政策等可能废止或更新,因此,合规依据库并非搭建后即一劳永逸,上市公司国有控股股东应保持定期更新,以便掌握最新的企业行为合规依据。

三、建立合规义务库主要是在合规依据的前提下,将企业需要切实遵守的合规义务进行归纳整理,明确企业行为合规管理的边界。


在合规管理的制度依据中条款包括概要性条款、程序性条款、权利性条款和义务性条款,合规管理义务库将重点着眼于义务性条款并汇集成库,成为企业管理层、管理机构和人员查询的依据,可以通过合规义务库快速浏览相关规定的具体内容并确定具体要求,为企业在该领域的合规管理划定范围,同时为企业自排合规风险提供依据。

此外,在我国,司法判例及监管案例(违规案例)虽不具备法律效力,但对上市公司国有控股股东合规管理具有重要参考意义。尤其是法律、法规、规章及规范性文件未明确禁止的事项或存有歧义的事项,收集了解司法判例及监管案例,有利于上市公司国有控股股东了解监管逻辑与监管红线,并为合规风险识别后的风险管控及应对提供参考。因此,在搭建上市公司国有控股股东义务库时,建议将相关义务性条款关联的司法判例及监管案例同时纳入,并与相关义务建立对应关系。

合规义务库应与合规依据库保持同步定期更新,以便掌握最新的合规义务。

四、合规风险库是企业可能遇到的合规风险的集合。建立合规风险库就是为企业确定在该领域合规管理的对象。


合规风险主要指通过对比合规义务后产生的影响合规目标的不确定性。上市公司国有控股股东合规风险包括上市公司国有控股股东、重点人员(主要包括上市公司国有控股股东董事、监事、高级管理人员、关键岗位人员;向上市公司推荐的董事、监事等)及其他与上市公司有所接触的人员因不合规行为引发法律责任、受到相关处罚、造成经济或声誉损失以及其他负面影响的可能性。

以上市公司国有控股股东合规义务库和收集的司法判例及监管案例为基础,梳理上市公司国有控股股东已存在、可能存在或其他上市公司国有控股股东常见的合规风险,并对每一合规风险进行分类,建立上市公司国有控股股东合规风险库。为准确掌握上市公司国有控股股东已存在、可能存在的合规风险,律师需对上市公司相关事项进行尽职调查、梳理,明确风险点,以便使上市公司国有控股股东合规管理最终落到实处。

上市公司国有控股股东每一次不合规带来的启示,都会成为合规风险库的素材。为确保全面、及时控制风险,应对合规风险库进行动态监测并更新、记录。通过每次更新、记录,上市公司国有控股股东可以动态地、快速地掌握其合规风险管理的重点,并为此建立相应的管控制度。

五、构建上市公司国有控股股东合规管理制度库是推动合规管理的保证。


上市公司国有控股股东合规管理制度库是指导合规管理工作如何开展、运行,相关人员如何合规履职,合规管理效果如何落实等方面的内部制度集合。

为使合规管理体系能够正常运行,上市公司国有控股股东合规管理制度既应与现有的其他管理制度相互衔接和呼应,同时也要自成体系。因此,上市公司国有控股股东合规管理制度库,总体可分为个三层级:

第一层级:纲领性的行为准则,主要明确上市公司国有控股股东的合规目标、合规方针、实现合规的基本原则等内容。

行为准则应考虑上市公司国有控股股东的战略规划、合规组织独立和公司治理程度等因素制定,不应局限于上市公司相关内容,是上市公司国有控股股东整体经营合规的准则。

第二层级:合规管理基本制度,主要明确合规管理框架、合规管理组织架构及职责、合规管理运行机制等内容。

合规管理基本制度应考虑公司现有管理结构、部门设置及职责、管理路线等因素制定,以免后续执行存在较大冲突。同行为准则,合规管理基本制度也不应局限与上市公司相关的事项合规管理,是上市公司国有控股股东整体经营合规的基本制度。

第三层级:合规管理专项制度。

由于上市公司国有控股股东合规管理属于合规管理的一个重要分支,因此,上市公司国有控股股东主要通过专项制度明确涉及上市公司具体事项的合规管理要求与责任等内容。


六、建立合规管理指引库是合规管控的抓手。


为进一步促使合规管理制度库能够付诸于实践,上市公司国有控股股东应构建合规管理指引库,通过操作指引的形式将合规管理制度中抽象化、不明确的内容予以具体化、可操作化、规范化,明确合规管理的具体措施、具体流程、具体事项中实施的注意事项。

为使合规管理体系能够有效运行,上市公司国有控股股东合规管理指引库既应与合规管理制度库衔接和呼应,同时也要与现有的其他管理制度和规范、管理措施及流程相互衔接和呼应。合规管理指引库总体可分为两类:

(一)基于行为准则和合规管理基本制度制定的一般性合规管理指引。

主要将合规管理组织体系与合规管理体系运行体系结合,以合规风险识别和管控、合规审核和报告、合规检查和整改、合规举报和监督、合规责任追究、合规管理考核机制为框架,明确每一机制中各环节流程及各合规管理组织的职责,形成具备操作性的管理路线。

以合规审核和报告机制中的审核环节为例,应通过一般性合规管理指引标明合规审核路线,明确审核主体审核时注意事项,明确审核发现存在或可能存在合规风险的处理程序及要求,明确合规审核记录制定要求,明确审核通过及整改后通过标准等内容。

(二)基于合规管理专项制度制定的专项合规管理指引。

以上市公司国有控股股东角度,主要以上市公司国有控股股东股权变动、行使股东权利、上市公司重大项目管理、涉及上市公司的具体管理事项、重点人员行为、监督机制等合规管理重点为核心,结合合规管理体系与合规专项制度要求,明确每一重点中所涉环节流程及合规管理组织的职责,形成具备可行性的管理路线。


以同业竞争为例,应通过专项合规管理指引明确同业竞争审核要点及判断标准,明确如何建立同业竞争台账管理,明确同业竞争事项的特殊审核、报告或决策流程,明确同业竞争相关的信息披露报送流程及要求。

七、l律师结  语

综上所述,上市公司国有控股股东应通过构建上述合规依据库、合规义务库、合规风险库、合规制度库、合规指引库等“五库”,化虚以实,将合规依据落到可行性的合规管理实践中,以实现合规参与上市公司经营与维护维护国有资产保值和增值的双赢目标。
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